Cómo contratar a tu primer empleado en México

Llevas meses diciendo "ya necesito a alguien" mientras atiendes clientes, facturas, haces entregas y contestas WhatsApp a medianoche. Ya tienes a la persona en mente, quizá un conocido o alguien que te recomendaron, pero te frena no saber cuánto te va a costar de verdad ni qué trámites implica. Contratar a tu primer empleado es uno de los saltos más importantes de un negocio, y hacerlo bien desde el inicio te evita multas, demandas laborales y malas contrataciones.

En México, tener un trabajador implica obligaciones con el IMSS, el Infonavit, el SAT y, en la mayoría de los estados, con la tesorería estatal. Además hay prestaciones mínimas que marca la Ley Federal del Trabajo y que no se pueden negociar a la baja, aunque el trabajador esté de acuerdo.

Esta guía te explica el proceso completo en orden. Es orientativa: las reglas cambian y cada caso tiene particularidades, así que valida cada paso con un contador o un abogado laboral antes de firmar nada.

¿Ya es momento de contratar? Cinco señales

Antes de los trámites, confirma que la contratación tiene sentido financiero y operativo:

• Estás rechazando trabajo o tardando en responder por falta de manos.
• Hay tareas repetitivas que te quitan horas y alguien más podría hacer con un proceso claro.
• Tus ingresos recientes son estables y cubren el costo total del puesto con margen.
• Tienes colchón para pagar algunos meses de nómina aunque bajen las ventas.
• Sabes qué hará esa persona y cómo medirás si lo hace bien.

Si las ventas todavía son muy irregulares, considera primero contratar servicios por proyecto con un freelance que emita factura, o automatizar parte del trabajo. Revisa tu flujo de efectivo antes de comprometer un gasto fijo mensual.

Cuánto cuesta realmente un empleado

El error más común es pensar que el costo del trabajador es solo su sueldo. El costo real para el patrón incluye varios conceptos adicionales:

El costo total queda bastante por encima del sueldo bruto, y el porcentaje adicional varía según el salario, el estado y la clase de riesgo de tu actividad. Pídele a tu contador una corrida con el sueldo que tienes en mente antes de hacer la oferta.

Sobre el salario mínimo: la CONASAMI lo actualiza cada año y hay dos montos, el general y el de la Zona Libre de la Frontera Norte, que es más alto. Consulta el monto vigente en el sitio oficial de la CONASAMI antes de definir el sueldo.

Trámites para contratar a tu primer empleado, paso a paso

Paso 1: revisa tu situación fiscal

Para pagar nómina necesitas estar dado de alta en el SAT con un régimen que te permita tener trabajadores y emitir CFDI de nómina. Si todavía no sabes si te conviene operar como persona física o constituir una sociedad, revisa nuestra guía sobre persona física vs. persona moral y decídelo con tu contador.

Paso 2: obtén tu registro patronal ante el IMSS

Con tu primer trabajador necesitas inscribirte como patrón ante el IMSS, que te asigna una clase y prima de riesgo de trabajo según tu actividad. El trámite puede requerir e.firma vigente.

Paso 3: da de alta al trabajador

La Ley del Seguro Social establece que debes inscribir al trabajador dentro de los cinco días hábiles siguientes a su ingreso. Lo más seguro es hacerlo desde el primer día, porque si ocurre un accidente antes del alta, el patrón puede terminar respondiendo por los gastos. El alta en el IMSS también lo registra para efectos de Infonavit y retiro.

Paso 4: firma un contrato por escrito

La relación laboral existe aunque no haya contrato, pero tenerlo por escrito te protege a ti y al trabajador. Debe incluir, entre otros puntos: datos de ambas partes, puesto y funciones, tipo de contrato (por tiempo indeterminado, por obra o tiempo determinado), jornada y horario, salario, forma y día de pago, lugar de trabajo y prestaciones.

La ley permite pactar un periodo de prueba en ciertos contratos, con duración máxima definida según el tipo de puesto. Pide a tu abogado o contador que revise el contrato antes de firmarlo; un modelo descargado de internet rara vez cubre bien tu caso.

Paso 5: configura la nómina y los CFDI

Cada pago de nómina requiere un CFDI de nómina timbrado. Además debes retener el ISR del trabajador, pagar cuotas al IMSS e Infonavit a tiempo y presentar el impuesto sobre nómina de tu estado. Con uno o dos trabajadores, muchos negocios lo resuelven con su despacho contable o un software de nómina. Consulta las reglas vigentes de nómina en el portal del SAT.

Prestaciones mínimas de ley que debes conocer

Estas son las prestaciones básicas que marca la Ley Federal del Trabajo. Puedes dar más, nunca menos:

• Aguinaldo: mínimo 15 días de salario, pagado antes del 20 de diciembre, proporcional si el trabajador no completó el año.
• Vacaciones: desde la reforma vigente a partir de 2023, el trabajador tiene derecho a 12 días al cumplir su primer año, que aumentan dos días por año hasta llegar a 20 en el quinto año, y después dos días más por cada cinco años de servicio.
• Prima vacacional: mínimo 25% del salario correspondiente a los días de vacaciones.
• Día de descanso semanal con goce de sueldo, y pago adicional si se trabaja en domingo o en días de descanso obligatorio.
• Seguridad social: acceso al IMSS y ahorro para el retiro mediante el alta.
• PTU: si el negocio tiene utilidad fiscal. La ley prevé excepciones para empresas de nueva creación durante su primer año; confírmalo con tu contador.

Ten en cuenta que en México se ha impulsado una reforma para reducir gradualmente la jornada laboral máxima a 40 horas semanales. Pregunta a tu contador o abogado en qué etapa está y cómo te afecta al definir horarios.

Pagar "por fuera" o registrar al trabajador con un salario menor al real puede parecer un ahorro, pero genera diferencias de cuotas, multas y un riesgo enorme si hay una demanda laboral.

Cómo encontrar y elegir a la persona correcta

Lo difícil no son los trámites, sino elegir bien:

1. Escribe la descripción del puesto antes de publicar: qué hará, qué resultados esperas a tres meses y qué habilidades son indispensables.
2. Publica en varios canales: bolsas de trabajo, grupos locales, referidos y tus redes.
3. Haz una prueba práctica: para atención al cliente, simula una conversación difícil por WhatsApp.
4. Pide referencias y llámalas: puntualidad, honestidad y motivo de salida.
5. Cuida los datos personales de candidatos y empleados con un aviso de privacidad.

Si quieres agilizar el filtro de candidatos, en IA para recursos humanos explicamos cómo apoyarte en herramientas sin perder el criterio humano.

Los primeros 90 días: onboarding

Imagina una tienda de ropa en Puebla que contrata a su primera vendedora y solo le dice "atiende a las clientas". Sin saber precios, políticas de cambio ni cómo cobrar con la terminal, improvisa y se equivoca. Para evitarlo:

• Ten listos por escrito los procesos clave del puesto. Te explicamos cómo en cómo documentar procesos de tu negocio.
• Define metas claras para la semana 1, el mes 1 y el mes 3.
• Agenda una reunión breve cada semana durante el primer mes para resolver dudas.
• Dale accesos propios a los sistemas (correo, CRM, punto de venta) en lugar de compartir tus contraseñas.

Errores comunes al contratar por primera vez

• Contratar a un familiar o amigo sin contrato ni reglas claras.
• Pagar como "honorarios" o "asimilados" a quien en realidad es un empleado subordinado con horario.
• Intentar subcontratar personal para evitar obligaciones; la subcontratación de personal está prohibida desde la reforma de 2021, salvo servicios especializados registrados.
• No dar de alta en el IMSS "mientras pasa la prueba".
• No llevar control de asistencia, vacaciones tomadas y recibos de nómina.

Preguntas frecuentes

¿Puedo contratar a un empleado si soy persona física?

Sí. Una persona física con actividad empresarial puede tener trabajadores, siempre que se registre como patrón ante el IMSS y cumpla con la nómina y las retenciones. Tu contador te dirá si tu régimen fiscal actual es compatible o si te conviene cambiarlo.

¿Cuánto tiempo tengo para dar de alta a un trabajador en el IMSS?

La ley da un plazo de cinco días hábiles a partir de su ingreso, pero lo recomendable es darlo de alta desde el primer día. Si ocurre un accidente o enfermedad antes del alta, el patrón puede tener que cubrir los costos.

¿Es obligatorio hacer contrato por escrito?

La ley establece que las condiciones de trabajo deben constar por escrito. Si no hay contrato, la relación laboral existe de todas formas y, en caso de conflicto, la falta del documento suele perjudicar al patrón. Un contrato claro protege a ambas partes.

¿Necesito contador para pagar nómina?

No es obligatorio, pero sí muy recomendable. Cuotas, retenciones, CFDI de nómina e impuestos estatales tienen muchos detalles, y un error puede generar multas o recargos.

Por dónde empezar

Haz una corrida de costo total, confirma con tu contador tu régimen y el registro patronal, prepara el contrato y documenta los procesos del puesto antes de que llegue la persona. Contratar con orden al primero facilita al segundo y al tercero.

Mientras tanto, revisa qué tareas podría resolver la tecnología en lugar de una persona: atención de preguntas frecuentes, agenda o seguimiento de prospectos. En Emproyecta te ayudamos a identificarlas y montarlas; puedes conocer nuestros servicios para PyMEs y decidir qué combinación tiene sentido para tu etapa.